Тайм-менеджмент — что это такое

Тайм-менеджмент завоевал большую популярность в современном мире. Бешеный ритм жизни не дает расслабиться, хочется с максимальной выгодой использовать один из главных ресурсов – время. Как его контролировать и повысить продуктивность, изучает тайм-менеджмент. Статья даст понятие «тайминг», что это за категория, и как она влияет на эффективность деятельности.

Тайм-менеджмент

Что такое тайм-менеджмент

Что такое тайминг, или тайм-менеджмент:

• управление временем;
• способность использовать его с получением наибольшего эффекта.

При успешной реализации механизма работать приходиться меньше, а выгода продолжает расти.

Зачем управлять временем

Управление временем, соответственно, его экономия, позволяет больше внимания уделять любимым занятиям. Применение тайм-менеджмента поможет делать то, что приносит удовольствие. Останется больше времени на сон и отдых с семьей. Все оставшиеся дела будут разделены на важные и второстепенные.

История развития тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент появился еще в древности. Знаменитый философ Сенека разделял все совершенное за день на полезное и лишенное смысла. Он призывал учитывать, сколько времени потрачено на определенное дело и отдых. Позже появился хронометраж как способ измерения временных затрат с помощью секундомера.

Франклин, испытывавший нехватку времени, начал вести дневник. На его заполнение он тратил утренние часы:

• Завтракая и делая зарядку, составлял план на текущий день. При этом распределял дела по важности;
• Вечером он проверял список и отмечал, что полезного ему удалось выполнить.

Вклад в развитие тайм-менеджмента внес Парето, известный экономист и социолог. Он установил, что из всех проводимых за день манипуляций только 20 % имеют ценность. Они помогают в достижении основной цели на 80 %. Оставшиеся дела – рутина, большая часть может быть исключена из ежедневного плана. Их отсутствие или перепоручение другим лицам не изменит конечного результата.

Сам термин «тайм-менеджмент» появился в 70е годы прошлого века. В это время распространение получили тренинги, курсы, нацеленные на повышение эффективности работы персонала. Сейчас каждый менеджер понимает, что такое тайминг, эти знания помогают ему справляться с обязанностями на высоком уровне.

Существует направление тайм-менеджмент для женщин, дающее советы, как совмещать работу, домашние обязанности и при этом не забывать об отдыхе.

Женщина, которая все успевает

Инструменты тайм-менеджмента

Инструменты тайминга эффективны только тогда, когда их применяют ежедневно. Они сделают работу эффективной и результативной.

Целеполагание

Правильная постановка целей – начало эффективной деятельности. Человек определяет желаемый результат, оценивая свои возможности и потребности. Для достижения главной цели определяются промежуточные задачи. Они помогают выполнить работу и оценить прогресс.

Цели могут быть найдены разными путями:

• Интуитивным способом;
• Методом изобретения и эксперимента;
• Вычислением. Когда существует несколько целей, и нужно выбрать одну, оценивая каждую;
• Выбором из уже поставленных кем-то задач и предписанием их себе.

Планирование

При постановке целей нужно оценить возможности и распределить средства, ресурсы. Это есть планирование, задача которого достичь результата с наименьшими затратами. Действовать нужно по следующим направлениям:

• предусмотреть программу действий;
• продумать варианты решения;
• найти исполнителей, озвучив их задачи, права и обязанности.

Планирование может быть стратегическим, тактическим, решать текущие вопросы или оценивать работу в комплексе.

Расстановка приоритетов

При расстановке приоритетов каждой задаче отводится определенная роль. Все пункты плана распределяются по значимости. Нужно понять, что следует делать в первую очередь, какое дело может подождать.

Мотивация

Отсутствие мотивации – тормоз успешного выполнения дел. Человек должен понимать, для чего он работает, что его ждет по завершению запланированных мероприятий. Если он будет прилагать усилия, не видя в этом смысла, то его запал скоро иссякнет, и эффективность снизится. Мотивация может быть личной. Например, для человека это дело чести, он пытается доказать, на что способен. Или его мотивировало руководство, пообещав вознаграждение, повышение по службе или внеочередной отпуск.

Мотивация

Делегирование

Делегирование, как один из компонентов тайм-менеджмента, применяется для освобождения времени, когда возникает понимание, что с задачей могут справиться другие люди. Она не требует личного участия, не отличается сложностью, или есть более компетентный в этой области человек. Это позволит найти время для выполнения других, более важных на данный момент задач.

Иногда лучше отказаться от принципов и перепоручить работу профессионалам. Это проще и быстрее, чем потратить время на обучение и совершенствование навыков. Особенно, когда в данный момент получение знаний не стоит в приоритете. Успешный тайм-менеджер пользуется этим инструментом, увеличивая продуктивность работы.

Применение методов управления временем

Существует несколько концепций тайм-менеджмента, позволяющих усовершенствовать организацию времени и добиться желаемого результата:

• Матрица Эйзенхауэра. Американский государственный и военный деятель предложил сортировать дела, обращая внимание на их важность и срочность. Нужно понять, насколько они ценны для достижения главной цели, непосредственно на нее влияют, сопутствуют ее свершению или представляют собой рутинные обязанности. От последних, ежедневных действий, а также от развлечений можно отказаться без ущерба для основной задачи. Срочность определяется влиянием на главную цель, насколько в данный момент манипуляция способна ускорить приближение результата. Важные дела нужно выполнять моментально или заняться ими в основное рабочее время. Неважные – делегировать или отменить;
• Пирамида Франклина. Способ помог американскому политику составить план на всю жизнь. В основе пирамиды – ценности и установки, которых человек придерживается, его жизненная опора. Затем определяется глобальная цель, следом – пути ее достижения, промежуточные задачи. В соответствии с ними составляется долгосрочный и краткосрочный план, позволяющий разбить основную задачу на составляющие. Для них ставятся сроки выполнения, отступать от которых нежелательно, иначе эффективность снизится. На вершине пирамиды – ежедневные дела;
• Метод «АБВГД». Он позволяет расставить приоритеты между существующими задачами. Нужно составить список дел с их кратким содержанием, затем еще раз внимательно его изучить. Каждому пункту присвоить букву, в зависимости от важности. Так, «А» – наиболее приоритетная задача, без которой невозможно обойтись. «Б» – менее важное дело, невыполнение которого косвенно отразится на результате. Свершение задачи «В» улучшит итог, но ее исключение некритично. Пункты «Г» можно перепоручить для выполнения другим людям, а «Д» вовсе убрать, они не влияют на результат;
• Метод Шваба. Он заключается также в составлении плана на день и определении приоритета задач. Значимость обозначается цифрами. После выполнения очередного пункта нужно проверить список и оценить важность оставшихся дел. Возможно, приоритет их выполнения изменился, а какие-то оказались неважными. Значит, стоит пересмотреть план и сделать новую нумерацию;
• Правило «Помидора». Оно поможет справиться с конкретной задачей, персональной, рассчитанной на день. Помидор – это таймер, заводимый на определенное время, в течение которого нельзя отвлекаться от работы. Обычно это 25 минут. После сигнала нужно отдохнуть пару минут, затем возобновить трудовой процесс. После шести циклов предусмотрен более длительный перерыв – полчаса. Такой метод освоит даже ребенок при подготовке к экзаменам;
• «Съесть лягушку». Всегда есть задачи, выполнение которых постоянно откладывается. Они кажутся неприятными и трудными. Методика рекомендует начать день именно с них. После получения положительного результата от свершения самого сложного дела настроение повышается вместе с самооценкой. Остальные задачи кажутся не такими сложными, выполняются легко и непринужденно.

Лягушка

Как научиться управлять временем

Как управлять временем, увеличив эффективность его использования:

• По утрам составлять план дел, вечером отмечать выполненные пункты, оставшиеся переносить на следующий день;
• Не отвлекаться от выполнения задачи, полностью погружаясь в процесс. Перерывы делать можно, но только, чтобы восстановить силы, не в ущерб деятельности;
• Отделять работу от отдыха. Распланировать дела так, чтобы успеть завершить важные в течение дня. После этого отложить работу и со спокойной душой посвятить себя семье и друзьям, не нужно продолжать трудиться дома, пренебрегая отдыхом. Если без этого не обойтись, время распределено неверно, нужно пересмотреть приоритет задач и исключить второстепенные;
• Устанавливать сроки выполнения целей. Ограничение по времени повышает работоспособность и скорость;
• Деловые встречи планировать на утро, чтобы остаток дня посвятить работе, не отвлекаясь на волнение о предстоящей беседе;
• Задачи, похожие друг на друга, делать вместе;
• Работать и отдыхать в одно и то же время, режим поможет настроиться и сконцентрироваться;
• Не нужно торопиться, главное – обдуманно подходить к выполнению каждого шага. Ведь исправление недочетов и ошибок потребует больших временных затрат;
• Научиться говорить «нет», отказываясь от неважных задач или тех, выполнение которых не соответствуют знаниям, образованию, опыту. Обучение приведет к огромной потере времени.

Сказать «нет»

Приемы улучшат концентрацию внимания, увеличат работоспособность. Они позволят успевать то, что раньше казалось невыполнимым.

Тайм-менеджмент – это инструмент, который учит, что изменить в планировании, как сэкономить время, обратить его в свою пользу и добиться оперативного выполнения поставленных задач. Его инструменты повышают производительность, а методы помогают достичь целей с высокой эффективностью, затрачивая минимум ресурсов и сил.

Видео

Автор:

Тaрaсенкo Нaтaлья Влaдимирoвнa